クラブホームページの運営

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訂正：2023.11.25
クラブホームページの運営
Ⅰ．	座間市パソコンサポートクラブのホームページ（以下「クラブホームページ」といいます）の運営は、ホームページ部会（以下「HP部会」といいます）が行います。クラブホームページの編集は、「ホームページビルダー」を使用して行います。
Ⅱ．	HP部会は次のメンバーで構成します。
	１	部会長・・・・・・・・・・１名
	２	企画サポート・・・・・・・・・数名（講座の感想担当、パソコン相談会集計担当を含む）
	３	メンテナンス担当
Ⅲ．	HP部会のメンバーは、会員から希望者を募り、役割は互選します。各担当者の任期は、原則として４月から翌年３月までの１年間とし再任も可能です。
Ⅳ．	HP部会のメンバーの役割
	１	部会長
		a	HP部会を代表し、クラブホームページの円滑な運営に努めます。
		b	クラブホームページに関する企画などを立案します。
		c	HP部会と役員会間の情報伝達を行います。
	２	企画サポート
		a	HP部会長を補佐または代行し、クラブホームページについて各担当者と協議し、クラブホームページの運営をサポートします。
		b	講座の感想担当
			各グループからの講座感想フォームを受け取ります。講座後の感想をワードで編集し、規定のアップロードファイル名に変更。その都度himawariMLで配信します。
		c	講座アンケート集計担当
			各公民館から講座の最終日のアンケートをhimawariMLで受信したら、各項目をチェックして、その結果をメンテ担当に知らせます。年度の最終講座のアンケートをhimawariMLで受信したら、年間分をまとめて年齢構成表を作成して、メンテ担当に知らせます。エクセルで作っている「講座アンケート集計表」に変更が起きた場合は修正して、メンテ担当に知らせます。
		d	パソコン相談会集計担当
			各グループからのパソコン相談会報告フォームを受け取ります。「パソコン相談会集計表」に記入し、規定のアップロードファイル名に変更。毎月himawariMLで配信します。
		e	統計資料作成担当
			「市主催講座年度別統計表」および「パソコン相談会年度別統計表」を作成して、メンテ担当に送ります。
		f	クラブの沿革と会員動向資料作成計担当
			年度終了後に、本年度の主な活動と会員の動向を「クラブの沿革と会員動向資料」に追加して、メンテ担当に送ります。
	３	メンテナンス担当
		a	以下のⅤ項に掲げる各ページを含む、すべてのクラブホームページの更新、追加、新規作成作業を行います。
		b	レンタルサーバーの窓口担当となり、Ⅴ項２０およびメーリングリストのオーナーとなってⅤ項２１、２２の運用を担当します。
		c	メンテナンスに必要なデーターや説明に変更、追加があったときは、メンテ担当専用ページ（For HP maintenance only）に保存します。 ※同ページはメンテナンス担当専用パスワードで参照できます。
		d	XREAとの契約更新は、契約期間終了の1ケ月以上前に、ＨＰ部会長に次年度契約の意思を確認し、役員会会計に更新料の支払いを依頼します。
Ⅴ．	メンテナンス担当者が行う主なメンテナンス作業
	１	パソコン講師募集（一般ページ）
		a	役員が交代した時は、「パソコンサポートクラブへお問い合わせ」のフォームメールの受信者を新役員に変更します。通常副会長（または会長）のアドレスとします。
		b	「パソコンサポートクラブへお問い合わせ」のフォームメールは、cgiプログラムで自動的に動作しているので、通常はメンテナンスの必要はありません。
		c	受信者のメールアドレス変更、およびフォームメールのメンテは、メンテ担当専用ページを参照
	２	パソコン講座案内（一般ページ）
		ａ	日程等が総会で決定し、役員会会長がhimawariＭＬで会員に通知後、新年度のページを作成掲載します。
		b	前年度のページは当年度ページにリンクし、保管します。
	３	パソコン相談会案内（一般ページ）
		ａ	役員会で日程等が正式に決定し、役員会議事録が配信されたとき、新年度のパソコン相談会日程表を掲載します。
		b	前年度のページは当年度ページにリンクし、保管します。
	４	パスワード制限の設定（メンバーズページ）
		a	年度替りや退会者があったときに、適宜変更します。
		b	変更パスワードはhimawariMLで会員に通知します。
		c	パスワード変更の方法は、メンテ担当専用ページを参照
	５	会員組織図（メンバーズページ）
		a	入会者、退会者および休会者があったときは、発生年月日を付記しその都度記入します。
		b	新年度には、退会者を削除し、新ページを作成掲載します。
		ｃ	前年度のページは当年度ページにリンクし、保管します。
		d	役員、グループ長ほか」のページも追加記入します。
	６	出欠連絡板（メンバーズページ）
		a	出欠届は主催者自身が設定できるようになっています。設定方法の問合せがあった場合は、こちらを参考にサポートします。
		b	設定時はメンテ担当専用ページを参照
	７	文書保管庫＝役員会・総会議事録（メンバーズページ）
		ａ	役員会から役員会議事録がhimawariMLで配布されたら、PDF化しその都度当年度の議事録ページに追記します。追加編集のときは、メンテ担当専用ページを参照
		b	新年度には、新議事録ページを作成します。
	８	文書保管庫＝クラブ資料（メンバーズページ）
		a	クラブ内部資料は、クラブとして保存しておきたい資料を保管しておきます。
		b	会員共用資料は、会員が講座等で利用できる便利な資料を保管しておきます。資料保管のときは、メンテ担当専用ページを参照
	９	文書保管庫＝講座資料（メンバーズページ）
		ａ	講師マニュアル、講座カリキュラムなど、講座資料がメンテナンス担当者に送られてきたときは、講座資料ページに逐次追記します。資料保管のときは、メンテ担当専用ページを参照
		b	パソコン講座の最終回後に市公民館からhimawariMLで配信された「講座のアンケート集計」を、講座資料ページに追記します。資料の保管のときは、メンテ担当専用ページを参照
	10	講座の感想（メンバーズページ）
		a	講座の感想担当からhimawaariMLで配信した「講座の感想」を、メンバーページに掲載します。
		b	年度終了後、統計資料ページに保管します。
	11	講座の感想と感想フォーム（メンバーズページ）
		a	cgiプログラムで自動的に動作しているので、通常はメンテナンスの必要はありません。
		b	通知メール先は講座の感想担当へ設定します。変更等のときは、メンテ担当専用ページを参照
	12	講座アンケート集計（メンバーズページ）
		a	講座アンケート集計担当からチェック後の連絡を受けた後「講座アンケート集計」を、講座資料ページに保管します。
		b	年間分をまとめて年齢構成集計表を受信した場合は、統計資料ページに保管します。
		c	エクセルで作った「講座アンケート集計表」を受信した場合は、クラブ資料ページの講座関連資料の分類「講座アンケート」を更新します。
	13	パソコン相談会（期中）集計（メンバーズページ）
		a	パソコン相談会集計担当がhimawaariMLで配信した「パソコン相談会集計表」を、メンバーページに掲載します。
		b	年度終了後、統計資料ページに保管します。
	14	パソコン相談会報告フォーム
		a	cgiプログラムで自動的に動作しているので、通常はメンテナンスの必要はありません。
		b	通知メール先はパソコン相談会担当へ設定します。変更等のときは、メンテ担当専用ページを参照
	15	講座用パソコン状態記録（メンバーズページ）
		a	グループ長からのパソコン状態報告フォームを受信したときは、「講座用パソコン状態記録」に追記更新します。
	16	パソコン状態報告フォーム
		a	cgiプログラムで自動的に動作しているので、通常はメンテナンスの必要はありません。
		b	通知メール先はメンテ担当へ設定します。変更等のときはメンテ担当専用ページを参照
	17	統計資料
		a	統計資料作成担当から「市主催講座年度別統計」を受信すると、統計資料ページを更新します。
		b	統計資料作成担当から「パソコン相談会年度別統計」を受信すると、統計資料ページを更新します
	18	クラブの沿革と会員動向
		a	クラブの沿革と会員動向資料作成担当から「資料」を受信すると、クラブ資料ページを更新します。
	19	クラブ内の伝達（メンバーズページ）
		a	おもにクラブ内で日常的に運用される事柄について記載します。役員会で改廃または新しく規定された事項は、追記、修正などを行います。
		b	さらに説明が必要と思われる場合は、≪もっと詳しく見る≫に記載します。
	20	XREA Plus（レンタルサーバー）
		a	当パソコンサポートクラブは、GMO系列のXREA Plusのサーバーをレンタルしています。
		b	詳細はメンテ担当専用ページを参照
	21	クラブのメーリングリスト（himawariML）の管理
		a	メンバーの追加、削除、オーナー（メンテナンス担当者）の変更を行います。
		b	詳細はメンテ担当専用ページを参照

	22	ホームページ部会のメーリングリスト（hp_bukaiML）の管理
		a	メンバーの追加、削除、オーナー（メンテナンス担当者）の変更を行います。
		b	詳細はメンテ担当専用ページを参照